چگونه یک رویکرد فرآیند محور ساختار شرکت های مدرن را تغییر می دهد ؟

شرکت هایی که به طور جدی BPM را اتخاذ کرده اند متوجه شده اند که باید سازمان خود را برای تمرکز روی فرآیند در تمام سطوح تغییر دهند. قبل از گسترش BPM، اکثر شرکت ها حول زیرسیستم های کارکردی سازماندهی شده بودند. از زمانی که BPM تمرکز روی فرآیندهای انتها به انتها را افزایش داد، سازمان­دهی به شکل زیرسیستمی کمتر به فعالیت های موجود در شرکت ها مربوط  شد و نیاز به انواع جدید مسئولیت ها کاهش یافت.

به تدریج، روشن تر شد که تمرکز بر مدیریت پاسخ گویی و مدیریت عملکرد باید بر فرآیند انتها به انتها باشد. بنابراین تمرکز مدیریت تغییر کرد. به جای ایجاد سرورهای مجازی از زیرسیستم های سازمانی، در حال حاضر سرورها مسئول فرآیندها هستند. فرآیندهای کلیدی پشتیبانی، بیش از پیش در فرآیندهای انتها به انتها استفاده می شوند. صاحبان فرآیندهای پشتیبان مسئول اطمینان بخشی از کارکرد درست این فرآیندها هستند. به این ترتیب، توجه مدیران به طور کامل بر بهینه سازی فرآیند متمرکز می شود.

یک تغییر موازی در IT نیز اتفاق می افتد. زیرساخت بر ایجاد خدمات و عناصر دیگری که فرآیندها را پشتیبانی می کنند، متمرکز می شود. برنامه های سازمانی هم چنان حمایت می شوند اما تاکید به سمت ارائه عملکرد برنامه های کاربردی از طریق سرویس می رود. پس از آن سرویس ها به عنوان مولفه هایی توسط BPM استفاده شوند. گروه های مختلف در سازمان فرآیندهای خود را طراحی می کنند و از IT انتظار ارائه مولفه ها و سرویس های مورد نیاز برای اجرای فرآیند خود را دارند.

همان طور که یک سازمان در بلوغ فرآیند، مدلسازی و مدیریت کسب و کار رشد می کند فرآیندها در زندگی کاربران کسب و کار پررنگ تر شده و روز به روز برای مدیران اجرایی پایه ای تر می شود. نیاز به متخصصان در مدلسازی فرآیند و مخازن سرویس مثل نیاز به مهارت های فناوری برای ساخت قطعات احساس می شود.

با درک کامل تری از اصول اولیه BPM، می توانیم در مورد چگونگی ایجاد ارزش توسط BPM بحث کنیم.

مورد کسب و کار برای اتخاذ فرآیندهای کسب و کار

تعداد کمی از افراد و شرکت های بزرگ رویکرد BPM را به عنوان یک فعالیت غیر جدی در نظر می گیرند. در بیشتر موارد مدیران اجرایی به دلایل زیر BPM را به عنوان راهی جدید برای مدیریت شرکت هایشان اتخاذ می کنند: سیستم اجرایی در مورد این ایده احساساتی شده است، یک بخش یا واحد کسب و کار با استفاده متمرکز از BPM نتایج فوق العاده ای نشان داده، یا بحران به وجود آمده روشن ساخته است که پیچیدگی وظایف مدیریت از راه دیگری قابل اداره نیست.

اتخاذ یک برنامه BPM به معنی تبدیل شدن به شرکتی فرآیند محور است. چیزی که در یک ماه یا حتی یک سال اتفاق نمی افتد. به این معنی که BPM یک تلاش بلند مدت و هم چنین کوتاه مدت است. پروژه ها ی کوتاه مدت می توانند از سطوح دپارتمان، با تاثیر بالا و با پرداخت به سرعت هزینه برای خود، پدیدار شوند. اما BPM به عنوان یک عمل در سطح سازمان اساساً تغییر فرهنگی بلند مدت است که باید به عنوان شیوه جدیدی از تفکر و بدون توجه به روش و ابزارهای مورد استفاده، به طور گسترده ای درک شود.

همان طور که طرز تفکر فرآیند گرا در یک شرکت نگه داشته می شود، استراتژی شرکت از بالاترین سطح به سطح طراحی فرآیندها و معیارهایی که آن ها را می نماید به طور دقیق ترجمه می شود. راه های جدید طراحی فرآیندها و ساخت راه حل ها بوجود می آیند. سازمان ها بر فرآیندهایی که از طریق شرکت و شبکه کسب و کار جریان می یابند متمرکز می شوند. همه ی افراد نه به عنوان یک جزء جدا شده از ماشین، بلکه به عنوان بخشی از یک فرآیند بزرگ تر از ایجاد ارزش برای مشتریان شروع به درک نقش خود می کنند. افردا در هنگام اجرای هر نقش می توانند به راحتی ببینند چگونه کاری که انجام می دهند توسط آن چه از قبل از آن آمده پشتیبانی می شود و چه تاثیری روی آن چه بعد از آن خواهد آمد دارد.