فرآیندهای کسب و کار با BPM و بدون آن چگونه اجرا می شوند؟

 گاهی اوقات طرفداران BPM پیشنهاد می کنند که هر فعالیت سازمان باید با استفاده از مدل رسمی فرآیند کسب و کار شرح داده شده یا خودکار شود. حتی مشتاق ترین طرفداران پیشنهاد نمی کنند که BPM به این حد اتخاذ شود. درعوض، هدف BPM فرآیندهایی است که برای ایجاد ارزش مهم تر هستند، آن هایی که اگر بهینه سازی شوند مزایای فوق العاده ای خواهند داشت، آن هایی که به سرعت نیاز به تغییر و تکامل برای همگام شدن با بازارهای رقابتی را دارند.

اما برای درک درست این که BPM برای چه چیزی مناسب است، درک راه های دیگر انجام کارها نیز بسیار مهم است: یعنی هردو فرآیندهایی که کمتر سازمان یافته هستند و آن هایی که بیشتر سازمان یافته اند.

بسیاری از کار های انجام شده در یک شرکت از طریق همکاری ها و ارتباطات بدون ساختار بر اساس مکانیسم های ساده مثل ایمیل، صفحات گسترده، اسناد و مدارک، سخنرانی ها، و ارتباطات زمان حقیقی از طریق تلفن، IM و پیام های متنی رخ می دهد. آیا زمانی که ما از این قبیل ابزارها استفاده می کنیم فرآیندها رخ می دهند؟ پاسخ بسیاری مثبت خواهد بود. وظایف در حال انجام، گاهی اوقات به نام تعامل ضمنی که یک نقطه شروع و یک نتیجه دارد خوانده می شود، اما کار در یک قالب گام به گام قابل پیش بینی ادامه نمی یابد. استخدام یک مثال خوب از این فرآیند است. این کار با توصیف یک شغل شروع می شود و با استخدام پایان می یابد، اما این که مصاحبه، ارزیابی و جلسات دقیقاً چگونه پیش خواهد رفت در ابتدا مشخص نیست.

BPM در بیشتر قسمت ها در این فضا ورود نمی کند، اگر چه با توجه به الگوهای ارتباطی و فرم های رایج اسناد می توان فرآیندهایی که می تواند از پشتیبانی BPM بهره مند شود را شناسایی کرد.

فرآیندهایی که تا حدی بدون ساختار هستند، به روش های تجاری فعالیت های کسب و کار مسلط است. در مدیریت فرآیند کسب و کار: نقشه راه SAP، جیم هگمن اسنیب، آن روزنبرگ، چالز مولر، و مارک اسکاویلو نشان می دهد تنها 20 درصد از تمام فرآیندهای مورد استفاده برای اجرای یک کسب و کار را می توان خودکار کرد.

برنامه های سازمانی مانند ERP، پیاده سازی استانداردی از فرآیندهای معمول کسب و کارهای مدرن را فراهم می آورند و بیشتر برای حدود 20 درصد از فرآیندهایی است که می توانند خودکار شوند. در شروع کار صنعت نرم افزار سازمانی، مشخص شد که هر شرکت نباید روی ایجاد  برنامه های سفارشی خود برای حسابداری، امور مالی، کنترل، بودجه بندی، پردازش صورت حساب و غیره سرمایه گذاری کند. فروشندگان نرم افزار سازمانی، برنامه های کاربردی که فرآیندهای استاندارد را از طریق تنظیم انتزاعی پیاده سازی می کنند، ایجاد کردند. این برنامه های کاربردی با ورود اولین بسته های ERP جامع در اوایل 1990 به سرعت ترویج یافت. توالی دیگر برنامه های کاربردی از قبیل CRM، SCM و PLM و غیره ادامه یافت. امروزه ما پایه و اساسی جامع برای ردیابی و خودکار کردن فعالیت تراکنشی معمول در شرکت های بزرگ را داریم.

برنامه های سازمانی به سیستم های ضبط سیاری از فعالیت های غیر خودکار با استفاده از داده های ذخیره شده در آن ها تبدیل شد. هم چنین برنامه های سازمانی واحدهایی از عملکرد از جمله گرفتن سفارشات، ایجاد فاکتورها، خرید سفارشات و پرداخت دارد و روابط فروشنده که ممکن است نتیجه نهایی فرآیندهای غیر خودکار مانند خرید باشند را ایجاد می کند.

فضای خالی میان برنامه های سازمانی موجود در سازمان و ارتباطات غیر ساخت یافته را BPM پر می کند. امروزه این امر واضح است که فرآیندهای سازمانی مهم از مرزهای برنامه های کاربردی سازمان عبور کرده اند. فرآیندهایی مانند سفارش- پرداخت یا خرید- پرداخت ممکن است شامل چندین برنامه  کاربردی سازمانی مانند گرفتن سفارشات در CRM، ایجاد فاکتور و سفارشات خرید در ERP و مدیریت تولید و تحقیق در SCM باشد.

BPM، به ویژه در ترکیب با سرویس هایی که می تواند داده ها را به برنامه های کاربردی سازمان و سایر منابع اطلاعاتی وارد و از آن خارج کند، راهی برای تعریف صریح مدیریت و خودکارسازی فرآیندهایی که برنامه های کاربردی سازمان را پوشش می دهد، فراهم می کند. BPM هم چنین به فرآیندهایی که افراد و سیستم ها را از خارج از شرکت می آورند، اجازه می دهد تعریف شوند. به این ترتیب، BPM فرآیندهایی را که در سراسر شبکه گسترده کسب و کار اتفاق می افتند را پشتیبانی می کند.

ویژگی های فرآیندهایی که در حال حاضر توسط   BPMخودکار شده اند به شرح زیر است:

• آن ها از همکاری های سست بر پایه ی ایمیل و سازوکارهای مشابه آن، سازمان یافته تر هستند.
• آن ها از فرآیندهای تبادلی در برنامه های کاربردی سازمان انعطاف پذیرترند.
• آن ها در محدوده وسیع تری از فرآیندها در برنامه های کاربردی سازمان می باشند و از مرزهای شرکت و برنامه ها عبور می کنند.
• جریان آن ها به صراحت تعریف شده، مدیریت شده و خودکار شده است.

اشاره به این نکته اهمیت دارد که دامنه فرآیندهایی که در حال حاضر توسط  BPM قابل خودکارسازی هستند توسط تعداد وب سرویس های در دسترس محدود می­شود. با گذشت زمان، نه تنها وب سرویس­های سطح بالاتر بلکه وب سرویس های سطح پایین نیز باید در دسترس باشند. برنامه های سازمانی بانی بخش هایی که می تواند بخش هایی دیگری که بخش هایی را ایجاد کنند خواهند بود. در چنین جهانی، BPM می تواند نه تنها برای تنظیم و ارکستراسیون سطح بالا که قبلاً شرح داده شد بلکه برای اتوماسیون ساختاریافته ­تر استفاده شود. علاوه بر این، این احتمال وجود دارد که مرزهای بین فرآیندهای مشارکتی ساختارنیافته و ارکستراسیون BPM نیز محو شوند. به عبارت دیگر، چیزی که در حال حاضر تقسیم بین فرآیندهای بدون ساختار، فرآیندهای به سبک BPM و فرآیندهای ساخت یافته است به یک زنجیره تبدیل خواهد شد و BPM توانایی خود برای بیان جریان کار از ابتدا تا انتها را گسترش خواهد داد.