BPM چگونه عملکرد IT را تغییر می دهد؟

قبل از ظهور BPM، کار IT دو ماموریت داشت: فراهم کردن ابزارهایی برای پشتیبانی از همکاری های ساختارنیافته و پیاده سازی و پیکربندی ساختار برنامه های سازمانی. هر دو مورد برای توانمندسازی کاربران بود. ابزارهای مشارکتی برای برقراری ارتباط، قدرت در همکاری را فراهم کردند و به اشتراک گذاری اسناد، صفحات گسترده و سخنرانی ها را ایجاد کردند. برنامه های سازمانی تراکنش ها را ضبط کردند، وضعیت سازمان را تجزیه و تحلیل کرده و در فرآیندهای کسب و کار ساختاریافته و به خوبی تعریف شده که در آن برنامه های کاربردی اجرا شده بودند، مشارکت می کردند.

BPM نوع جدیدی از توانمندسازی را فراهم می کند و نقش IT را تا حدی تغییر می دهد. BPM به کاربران کسب و کار یعنی کسانی که در صفحات گسترده و سخنرانی ها متخصص هستند و بیشترین استفاده واقعی را از فناوری هایی که در اختیار دارند، می کنند اجازه می دهد نقش عمده ای در کشف، تعریف و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار داشته باشند.

همان طور که باید جزییات بیشتری در بخش های مربوط به تکنولوژی BPM ببینیم، یکی از راه های کلیدی که BPM یک شرکت را تغییر می دهد به وسیله قدرت دادن به کاربران کسب و کار است. اگر فناوری BPM پشت سر IT و زیرساخت برنامه های کاربردی برای پشتبانی از SOA قرار بگیرد، این امکان به طور فزاینده ای برای کاربران کسب و کار فراهم می شود که فرآیندهای خود را طراحی کنند و نقش فعال تر و مفیدتری در ایجاد راه حل های جدید برای پشتبانی آن ها ایفا کنند.  هم چنین باید به این نکته توجه داشت که کارکنان IT که از فناوری BPM استفاده می کنند قادر خواهند بود بهره وری خود را هنگام ایجاد راه حل ها افزایش دهند. صرف نظر از این که چه کسانی از فناوری استفاده می کنند مدل های فرآیند کسب و کار تنها توصیف چگونگی انجام کارهای یک شرکت نیستند بلکه آن ها می توانند منبعی برای ایجاد راه حل ها باشند. به عبارت دیگر، مدل های فرآیند کسب و کار، مدل های معنایی از یک کسب و کار می باشند. همان طور که تحقیقات پروفسور اریک ون هیپل در مورد نوآوری کاربر محور نشان می دهد، زمانی که به مردم ابزار حل مشکلاتشان داده می شود، سیل نوآوری معمولاً به دنبال آن می اید.

در مورد BPM، آنچه معمولاً اتفاق می افتد چیزی شبیه این است:

• کاربران کسب و کار درک می کنند که آن ها می توانند فرآیندهایی را تعریف و نقش فعال تری در ایجاد راه حل ها برای خودکارسازی آن توسط تکنولوژی BPM ایفا کنند.
• آن ها شروع به شناسایی فرآیندهایی می کنند که به طور غیر رسمی اجرا شده اند و از فناوری BPM برای شروع خودکارسازی استفاده کرده اند.
• در فرآیند خودکارسازی اطلاعات بازیابی شده و از طریق وب سرویس در برنامه های سازمانی ذخیره می شوند.
• در مواردی که خدمات وب مورد نیاز وجود ندارد، IT اطلاعات و قابلیت های مورد نیاز برای پشتیبانی فرآیندها را ایجاد می کند.
• با گذشت زمان، حمایت های بیشتر و بیشتری از زیرساخت BPM اتفاق می افتد، کاربران کسب و کار مهارت های بیشتری در طراحی فرآیندها کسب می کنند و برخی شروع به ساختن راه حل ها برای خود می کنند و IT اطمینان حاصل می کند که هر کس ابزارهایی که نیاز دارد را در اختیار دارد.

در یک شرکت که در سطح بالایی از بلوغ BPM قرار دارد، رابطه بین کسب و کار و IT تغییر پیدا می کند. با فرض این که فناوری صحیح  BPM و وب سرویس در دسترس هستند، کسب و کارها می توانند بیشتر کارها را خودشان انجام دهند و IT در شرایط استثنا درگیر می شود. به جای پرسیدن مستقیم از IT، کاربران برای حل مشکلاتشان هنگامی IT را وارد فرآیندها می کنند که چیزی از دست رفته باشد.

این تحول نقش IT در اکثر شرکت ها به سرعت اتفاق نمی افتد زیرا پذیرش فناوری BPM و ظهور یک جعبه ابزار با خدمات کامل به تدریج اتفاق می افتد. در کوتاه مدت، BPM به این معنی است که همترازی بین کسب و کار و IT به طور چشمگیری بهبود می یابد. در دراز مدت، باید همیشه به یاد داشت که یکی از نتایج حاصل از BPM توانمندسازی محدوده وسیعی از کاربران برای نوآوری و حل مشکلات خودشان است.